Ennek a cikknek az a célja, hogy árnyalt képet adjon a bérszámfejtő szoftverekről és a bérszámfejtő szolgáltatásokról. Az EU-ban a bérszámfejtési szoftverek és szolgáltatások piacai egymás mellett léteznek, és ez a közeljövőben sem fog változni.
A legfontosabb különbség abban rejlik, hogy a csak szoftveres szolgáltatás megköveteli az ügyféltől, hogy fenntartsa a bérszámfejtési szakértelmet és erőforrásokat. Míg a menedzselt szolgáltatásnál a kockázat és az elszámoltathatóság a szolgáltatót (pl. SD Worx) terheli a feldolgozás, a megfelelőség, a szolgáltatási szintek és a skálázhatóság tekintetében.
Tapasztalataink szerint az ügyfelek a következő okokból választják az SD Worx irányított bérszámfejtési szolgáltatását:
- A jogszabályi és adóügyi megfelelőséggel kapcsolatos egyre növekvő aggodalmak – a menedzselt szolgáltatás szakértőjének alkalmazása azt jelenti, hogy az ügyfél a szolgáltatók pénzügyi megfelelőségi ellenőrzéseire, valamint a folyamatos bérszámfejtési képzésbe és a bérszámfejtési karrierfejlesztésbe való befektetésre támaszkodik.
- Továbbá azt a döntést, hogy a bérszámfejtés nem központi eleme az ügyfél elsődleges üzleti tevékenységének. A létesítménygazdálkodáshoz/-biztonsághoz hasonló módon támogatja a vállalkozást, azaz a feladatot jól kell elvégezni, de nem feltétlenül a saját munkaerő felhasználásával.
- Az erőforrás-korlátok és a távollétek miatt a belső bérszámfejtő csapat fenntartása gazdaságilag nem életképes. A bérszámfejtő csapatoknak a betegség, a szabadság és a lemorzsolódás jelentette kockázatokkal kell szembenézniük.
- Az ügyfél olyan iparágban dolgozik, amely erősen elosztott, magas forgalommal, ingadozó alkalmazottszámmal és nagy üzleti csúcsidőszakokkal rendelkezik, ahol a változó bérszámfejtési költségalap költséghatékonyabb lenne, mint a fix költségek viselése.
Ehhez képest azt látjuk, hogy az ügyfelek akkor döntenek egy belső bérszámfejtő csapat mellett, amikor:
- A bérszámfejtés jelentős hallgatólagos ismeretekre és diszkrecionális gyakorlatokra támaszkodik, azaz íratlan szabályokra és a szabványos irányelveken kívüli működésre való képességre.
- Az ügyfél folyamatos munkaerő-költségvetést különített el a belső bérszámfejtési csapat számára.
- A menedzselt szolgáltatási szerződéses időszakhoz képest az üzleti terv (vagy a teljes tulajdonlási költség) nem jár jelentős költségmegtakarítással – ez bizonyos esetekben igaz lehet, ha a bérszámfejtési csapatok az ország alacsonyabb költségű területein működnek, vagy egy leányvállalathoz vannak kirendelve.
- Az ügyfél olyan iparágban dolgozik, amelyet stabilnak jellemeznek, fizetett alkalmazottakkal és alacsony forgalommal, ahol a bérszámfejtési csapat fix költsége egy fix munkaterhelés-feldolgozási ciklust jelent.
Összefoglalva, mindkét megoldás működik. A választást az ügyfélnek kell meghoznia. Az SD Worx célja annak biztosítása, hogy ügyfeleink tájékozott döntést hozhassanak, és örömmel támogatjuk őket az üzleti terv modellezésében vagy előmozdítjuk a más ügyfelekkel folytatott megbeszéléseket a választott megoldásaikról.
Érdemes fontolóra vennie a kiszervezést?
A legtöbb szervezeten belül a támogató, például a bérszámfejtő cégek szolgáltatásait általános költségnek tekintik. Ezek nem közvetlenül termelékenyek a bevétel szempontjából, de sok más támogató funkcióhoz hasonlóan jelentősen befolyásolhatják a szervezet termelékenységét, ha az általuk nyújtandó szolgáltatásokat helyettük cégen belül rosszul végzik. Ezért gondosan meg kell fontolni, hogy milyen hatással bírhat egyes vagy az összes támogatási funkció kiszervezése.
Mit lehet kiszervezni?
A kiszervezés egyaránt alkalmazható szolgáltatásnyújtásra és szoftveres támogatásra. Az előbbi egy szolgáltatóval kötött szerződéses megállapodást takar, amely szerint egy vagy több HR- vagy bérszámfejtési szolgáltatást nyújtanak Önnek a meghatározott szolgáltatási szinteknek és munkamennyiségeknek megfelelően. Az utóbbi egy olyan rendszerszolgáltatóra vonatkozik, aki az Ön nevében HR-rendszert hoz létre, üzemeltet és tart fenn, azaz szoftverszolgáltatást (SaaS) nyújt, amely manapság felhőalapú.
Miért érdemes kiszervezni?
A kiszervezés mögött álló három fő motiváció, amelyet az ügyfelek emlegetni szoktak:
- Minőség/megfelelőség
- Költségmegtakarítás
- Szabványosítás
Általában az ügyfelek költséghatékony módot keresnek a teljesítés módosítására. Ennek oka lehet a HR- és bérszámfejtési rendszerek újbóli bevezetésének, karbantartásának és korszerűsítésének megfizethetetlen költsége, vagy az ügyfél a kiszervezésben látja a legjobb módját a helyi folyamatok és eljárások leépítésének, hogy kihasználhassa az egyszerűsített, szabványosított és automatizált munkafolyamatok előnyeit. Ezenkívül áthelyezi a vita fókuszát erről:
Hány HR/bérszámfejtési/pénzügyi főállású alkalmazottra van szükségem a szolgáltatások nyújtásához?
erre:
Mennyit vagyok hajlandó fizetni a volumenalapú szolgáltatásokért és a garantált szolgáltatási szintekért?
Az elmúlt évek gazdasági kihívásai arra is kényszerítették a vállalatokat, hogy hatékony módszereket találjanak a belső költségcsökkentésre, ezért a „használatonkénti fizetés” vagy a „munkavállalónkénti fizetés” megoldás gazdaságilag vonzónak tűnhet.
A kiszervezett szolgáltatók általában olyan előnyöket kínálhatnak Önnek, mint például:
- Versenyképesebb költségek ahhoz képest, mintha a belső funkciók látnák el a feladatot, a több ügyfélre kiterjedő méretgazdaságosságnak köszönhetően
- Az alaptevékenységére fókuszálhat, és a releváns készségekbe és képesítésekbe fektethet be
- Függetlenül auditált megfelelőség
- Folyamatos beruházás a HR-be vagy a bérszámfejtési információs technológiába
- Skálázható szolgáltatások – amelyek keresletvezéreltek lehetnek a csúcsok és hullámvölgyek kezelése érdekében
Ehhez képest a házon belüli szolgáltatások a következőket kínálják Önnek:
- A folyamat teljes, végponttól végpontig tartó ellenőrzése
- Szakmaspecifikus ismeretek és információk a vállalat működéséről
- A vállalat igényeire szabott saját folyamatok
- Elkülönített erőforrások
Attól függően, hogy ezek a kritériumok hogyan vonatkoznak az Ön helyzetére, érdemes átgondolnia, hogy a kiszervezés mit kínálhat a vállalkozása számára, és hogy ez miként változtathatja meg az általános HR és bérszámfejtési szolgáltatásnyújtási modelljét.
Érdemes megjegyezni, hogy ez nem olyan egyszerű, hogy a tranzakciós munkát szétválasztjuk az üzletpartneri/szakmai munkától, és egy olcsó külső szolgáltatónak adjuk ki. Ellentétben az erősen árucikkesített, szabályos eljárási lépésekkel rendelkező pénzügyi és számviteli folyamatokkal, a HR és a bérszámfejtés számos, eredendően összekapcsolt folyamatból áll, ahol meglehetősen sok interakció zajlik az alkalmazottak, a közvetlen vezetők, az adminisztrátorok, a HR üzleti partnerek és a szakértői központok között. Az, hogy a HR és/vagy a bérszámfejtés egy vagy több összetevőjének kiszervezése mennyire hatékony, nagymértékben függ attól, hogy mindkét fél megérti és feltérképezi ezeket az interakciókat.
Felhőalapú szoftver (szoftverszolgáltatás)
Az elmúlt években kihívást jelentettek a HR-szoftverek bevezetésének, karbantartásának, javításának és frissítésének költségei. Ami öt-hét évvel ezelőtt még észszerű volt az előzetes költségek szempontjából, ma már jelentős korlátot jelenthet a HR-szolgáltatások hatékony biztosításában?
A helyileg telepített világban meg kell küzdenie a szerverek tulajdonjogával vagy lízingelésével, az ügyfélszoftverek telepítésével és bevezetésével, a helyi IT/IR-támogatással, a folyamatos licenceléssel, valamint a frissítésekkel és javításokkal kapcsolatos lehetséges üzemszünetekkel. Vannak olyan helyzetek, amikor a jogszabályi megfelelés fenntartása érdekében drága és kényszerű frissítések fogságában találhatja magát, mivel a jelenlegi verziója „a jövő évtől nem támogatott”.
A szoftverszolgáltatás (SaaS) többet is megszüntetett ezek közül az akadályok közül. Ön előfizetéses alapon kap hozzáférést egy karbantartott platformhoz. Amint a SaaS-szolgáltató új funkciókat bocsát rendelkezésre, lehetősége van értékelni az előnyöket, és eldönteni, hogy meghosszabbítja-e a szolgáltatást.
Az egyik fő előnye, hogy a SaaS-szolgáltató felelős a rendszer rendelkezésre állásáért és megbízhatóságáért. Mind a funkcionális szoftvert, mind az Ön adatait fizikailag és logikai értelemben is biztonságos szervereken tárolják a felhőben, amelyek általában ISO 27001 biztonsági szabvány szerint tanúsítottak. Általában teljes adatredundanciát kínálnak, így ha egy forrás meghibásodik, a biztonsági mentés azonnal rendelkezésre áll. Az ilyen szintű megbízhatóság házon belüli megteremtésének költségei általában megfizethetetlenek, kivéve a nagy multinacionális vállalatok esetében, amelyek saját globális informatikai infrastruktúrával rendelkeznek.
A SaaS-szolgáltatók gyakorlatában eltérések vannak a tekintetben, hogy a frissítések kötelezőek vagy opcionálisak. Jó, ha tisztában van ennek hatásával, és így eldöntheti, melyik a legmegfelelőbb az Ön számára.
A kényszerített frissítések általában akkor fordulnak elő, ha a SaaS-szolgáltató a forráskód egyetlen verzióját alkalmazza, amelyet minden ügyfélnek használnia kell. Jellemzően évente 2-6 alkalommal új vagy továbbfejlesztett funkciókat fog látni. Ilyenkor Ön felel a HR-folyamataira gyakorolt hatások és változások megértéséért.
Az opcionális frissítések általában akkor történnek, ha a SaaS-szolgáltató konfigurált példányokat biztosít az egyes ügyfelei számára. Amíg a „példány” elvégzi az Ön által igényelt műveleteket, nem kényszerül frissítésekre, kivéve, ha úgy gondolja, hogy ezek hozzáadott értéket teremtenek a vállalkozása számára. Ez akkor lehet előnyös, ha a megoldása egyedi elemekkel rendelkezik.
