A kiszervezés ma már általános fogalom az üzleti világban. Bár a legtöbb ember nagyjából tudja, hogy mit jelent a kiszervezés, még mindig sok bizonytalanság van akörül, hogy pontosan mit jelent a bérszámfejtés kiszervezése, és hogy ez hogyan működik nemzetközi szinten.
Az évek során a kiszervezés a harmadik fél által nyújtott támogatási megoldások széles körének általános kifejezésévé vált. A lényeg az, hogy amikor vállalkozása kiszervezi a munkát, akkor a döntés az Ön kezében van. Ön dönti el, hogy mely tevékenységeket kívánja kiszervezni, és hogyan szeretné ezt megtenni. Például a kiszervezés lehet ideiglenes vagy strukturális, történhet az irodában vagy a telephelyen kívül.
Íme egy hasznos útmutató a bérszámfejtési kiszervezés fő típusaihoz:
1. lehetőség: Menedzselt bérszámfejtési szolgáltatások
A menedzselt bérszámfejtés azt jelenti, hogy egy külső szakember kezeli az Ön üzleti bérszámfejtési funkcióit. A szolgáltató szerződésben vállalja, hogy egy vagy több HR vagy bérszámfejtési szolgáltatást nyújt a meghatározott szolgáltatási szinteknek és munkamennyiségeknek megfelelően. Kockázatot és felelősséget is vállalnak, beleértve a feldolgozást, a megfelelőséget, a skálázhatóságot és az ezzel járó összes összetett és időigényes adminisztratív munkát. Ez általában a telephelyen kívül és hosszabb ideig történik, ami miatt ez egy stratégiai döntés a hosszú távú növekedés támogatására, beleértve a nemzetközi növekedést is.
Példa forgatókönyv:
Mivel a vállalat több telephelyen és területen is növekedett, a belső bérszámfejtési csapat fenntartása már nem megvalósítható, még akkor sem, ha a bérszámfejtéshez funkcionális SaaS-megoldást alkalmaznak. A különböző szerződéstípusok különböző időzónákban történő összehangolása azt jelenti, hogy a bérszámfejtési folyamatok túl bonyolulttá válnak a bérszámfejtési csapat számára, és fokozott kockázatot jelentenek a biztonsági és megfelelőségi problémák. Ideje kiszervezni a bérszámfejtést egy külső szakértői csapatnak.
2. lehetőség: Átfogó bérszámfejtési szolgáltatások
Az átfogó bérszámfejtési szolgáltatások egy lépéssel tovább mennek: Ön a kiszervező partnerére bízza a bérszámfejtés teljes felelősségét. Ez azt jelenti, hogy a kiszervező partnere például közvetlenül válaszol a munkatársai kérdéseire is.
Példa forgatókönyv:
Szeretne időt szánni a toborzási és előléptetési szabályzatok kidolgozására a következő években? A bérszámfejtés teljes körű kiszervezése a legjobb választás. A HR partnere átveszi a bérszámfejtést, lehetőség szerint automatizálja és optimalizálja, segít Önnek átfogó bérszámfejtési stratégiát kidolgozni, és rendszeresen jelent Önnek.
Aggódhat amiatt, hogy az ilyen típusú, telephelyen kívüli kiszervezés miatt az alkalmazottjai úgy érezhetik, hogy kiesnek a körből. A megfelelő előkészítés csodákra képes! Egyértelműen kommunikáljon a szervezetén belül arról, hogy mit és miért szervez ki. Ügyeljen arra is, hogy megossza azon kapcsolattartók elérhetőségeit, akikhez az alkalmazottak mostantól fordulhatnak, ha problémák merülnek fel. Az átláthatóság a kulcs. A HR-partnere már a bevezetési időszak alatt szervezhet tájékoztatókat és workshopokat az Ön szervezeténél, hogy proaktívan eloszlassa a felmerülő kételyeket, és megkezdje a kapcsolatok kiépítését a vállalaton belül.
3. lehetőség: Helyszíni támogatás
Ha elsődleges célja, hogy bizonyos időszakokban több támogatást nyújtson a saját csapatának, számíthat HR-partnere bérszámfejtési szakembereinek és adminisztratív személyzetének szolgáltatásaira, akik jártasak a HR minden területén. Csapata bővítéseként nemcsak a szükséges munkaerőt biztosítják, hanem további szakértelmet is nyújtanak, hogy erősítsék a csapatát. Segíthetnek a munkaterhelés előrelátható vagy váratlan csúcsidőszakaiban, így nem kell módosítania a céljait és az ütemtervet.
Példa forgatókönyv:
A bérszámfejtésért felelős alkalmazott szülési szabadságon van, a másik HR-es kollégája pedig váratlanul elkapott egy vírust. Mit tehet ilyenkor? Egyszerűen vegyen fel egy bérszámfejtő szakembert a csapatába heti két napra. És amikor minden visszatér a normális kerékvágásba, lemondhatja a kisegítést. Bónusz: a következő alkalommal, amikor sürgős segítségre van szüksége, ugyanazokat az embereket kérheti, akik immár ismerik a csapatát és a szervezetét.
Bár sok szervezet úgy véli, hogy ez a fajta kiszervezés csak egy szükségmegoldás, értékes lehetőség lehet egy átfogóbb együttműködésre is. Például, ha ismétlődően extra terhelést tapasztal – például az év végén vagy a nyári szünetben – bizonyos feladatokat mindig külső munkavállalókkal végeztethet el.
4. lehetőség: Bérszámfejtés és folyamatoptimalizálás
A bérszámfejtés szigorú szabályokhoz és rögzített számításokhoz van kötve, ezért az egyik legszabványosabb HR-folyamatnak kellene lennie. Ez azt jelenti, hogy a bérszámfejtés könnyebben automatizálható, mint például a toborzási folyamat. Úgy tűnik azonban, hogy sok HR-részleg még mindig (részben) ragaszkodik a manuális folyamatokhoz, és ennek következtében értékes időt veszít. HR-partnere segíthet ennek megoldásában a bérszámfejtés és a folyamatok felülvizsgálatával.
Példa forgatókönyv:
Tudja, hogy a bérszámfejtése és a kapcsolódó folyamatok sokkal hatékonyabbak lehetnek, de nem tudja, hogyan lásson hozzá a változtatáshoz. Ezért HR-partnerétől bérszámfejtési felülvizsgálatot kér, hogy alaposan felmérje az embereket, a tudást, a rendszereket és a folyamatokat. A felülvizsgálat néhány fejlesztési területet tár fel, ezért egy alaposabb bérszámfejtési audit követi. A HR-partnerével együtt úgy dönt, hogy számos folyamatot optimalizál, és tiszta lappal kezd.
A bérszámfejtési folyamatok alapos elemzése mindig nagyon megvilágosító és értékes gyakorlat. Pontos rálátást ad arra, hogy mi rejlik egy összetett havi eljárás felszíne alatt. Ezen folyamatok leltározásának és dokumentálásának köszönhetően mások gyorsan átvehetik a feladatot, ha a bérszámfejtő személyzet váratlanul kiesik.
A végeredmény? Garancia az üzleti szempontból kritikus folyamatok folytonosságára.
