Már a kis bérszámfejtési hibák is komoly következményekkel járhatnak, a jogi büntetésektől a munkavállalói bizalom elvesztéséig. A vállalatok Európa-szerte különböző módon kezelik a bérszámfejtést. Néhányan a saját rendszereikre, technológiáikra és ismereteikre támaszkodnak. Mások előnyben részesítik a bérszámfejtési folyamat részleges vagy teljes kiszervezését. Bár a megközelítések hatékonysága különbözhet attól függően, hogy az Ön vállalata melyik országban működik, a leggyakoribb hibák gyakran hasonlóak. Íme az 5 leggyakoribb bérszámfejtési hiba és javaslat arra, hogyan kerülhetők el.
1. Hiányos vagy rendezetlen nyilvántartás
A bérszámfejtési hiba gyakran a teljes és pontos munkavállalói nyilvántartások hiányából fakad. Ez a munkavállalók helytelen besorolásához, a fizetés, a túlórák és juttatások pontatlan kiszámításához, valamint adólevonási hibákhoz vezethet. Ennek elkerülése érdekében létfontosságú, hogy jól szervezett rendszert hozzunk létre a munkavállalói nyilvántartások vezetéséhez, amelyek tartalmazzák a munkavállalók pontos besorolását, a munkaórák számát és a juttatásokat.
A technológia a segítségünkre siet
Egy alapvető HR-megoldás értékes eszköz a nyilvántartások naprakészen tartásához, mivel központi tárhelyet biztosít a munkavállalói adatok számára, és automatizálja a bérszámfejtéssel kapcsolatos számos feladatot. A Payroll Proficiency Index szerint ez különösen igaz olyan országokban, mint Spanyolország, Norvégia és Lengyelország, ahol a technológia a bérszámfejtés hatékonyságának fő mozgatórugója.
2. A fizetések pontatlan kiszámítása és lecsúszás a fontos határidőkről
A bérszámfejtési számítások széles körű adatokat tartalmaznak. Ennek következtében mindig fennáll a fizetés hibás kiszámításának – és a munkavállalók téves túl- vagy alulfizetésének – kockázata, különösen akkor, ha sok adatot kézileg visznek be. Ráadásul a különböző munkavállalói fizetési napok és adózási határidők csak egy további stresszfaktort adnak a kockázatok és a lehetséges hibák listájához.
Partnerek a mentésben
A bérszámfejtési folyamatok automatizálása segít kiküszöbölni az emberi hibák kockázatát, és biztosítja az időben történő és pontos kifizetéseket. Ezenkívül igénybe veheti egy bérszámfejtési partner szakértelmét is. Amint azt a Payroll Proficiency Index is bizonyítja, ez a partnerségi megközelítés általános gyakorlat például Belgiumban, Norvégiában és Spanyolországban. Az ott működő vállalatok a kiszervezésre úgy tekintenek, mint a professzionális bérszámfejtés elérése felé tett fontos lépésre.
3. Amikor elmulasztjuk bevallani az adóköteles munkavállalói juttatások minden formáját
A munkáltatók felelősek az adóköteles munkavállalói juttatás minden formájának bevallásáért, beleértve a bónuszokat, a részvényopciókat és az egyéb béren kívüli juttatásokat. Ennek elmulasztása büntetéseket vonhat maga után, és árthat az alkalmazottak munkamoráljának. Ezért fontos, hogy Ön átfogó ismeretekkel rendelkezzen az adóköteles juttatásokról, és gondoskodjon arról, hogy mindenféle juttatást megfelelően bevalljanak.
Amikor a jutalmak kihívást jelentenek
A technológia – például az integrált alapvető HR-megoldás vagy a munkaerő-, tehetség- és bérszámfejtés-menedzsment szoftverrendszerei – segítenek biztosítani, hogy minden adóköteles juttatást pontosan és időben valljanak be. Vagy mit szólna, ha egy külső partner adóügyi szakértelmét hívná segítségül? Ezt érdemes fontolóra venni, különösen azokban az országokban, ahol a jutalmak komoly akadályt jelentenek a bérszámfejtési profizmus növelésében. Gondoljon csak Dániára, Belgiumra és Franciaországra, amint azt a Payroll Proficiency Index is mutatja.
4. Bérszámfejtési adatvédelmi incidensek
A bérszámfejtési adatok értékes célpontot jelentenek a kiberbűnözők számára, és az adatvédelmi incidenseknek komoly következményei lehetnek. Ezek közé tartozik az érzékeny munkavállalói információk elvesztése, a jogi büntetések és a hírnevet érő károk. Ennek a kockázatnak a csökkentése érdekében robusztus kiberbiztonsági intézkedéseket kell bevezetnie, például titkosítást, tűzfalakat és kétlépcsős hitelesítést. Ezeknek az intézkedéseknek a rendszeres monitorozása és korszerűsítése szintén kritikus fontosságú a folyamatosan fejlődő fenyegető környezethez való alkalmazkodáshoz.
Munkaerő- és adatkomplexitás, egyazon érme két oldala
Úgy gondolja, az adatvédelmi incidensek elkerülését jobb lenne szakértőre bízni? Akkor érdemes lehet felhőalapú technológiákkal dolgozni, vagy a bérszámfejtést külső partnereknek kiszervezni. Ez különösen hasznos lehet olyan országokban, mint Dánia, Franciaország és Belgium. Itt a bérszámfejtési adatok kezelése már önmagában is összetett, mivel a munkaerő összetettsége akadályozza a bérszámfejtési professzionalizmust. Ha ehhez hozzávesszük az adatvédelmi incidenseket, az eredmény teljes káosz.
5. Amikor nem vagyunk naprakészek a bérszámfejtési jogszabályok tekintetében
A bérszámfejtési jogszabályok folyamatosan változnak, így a különböző típusú és méretű vállalatok és szervezetek jól teszik, ha lépést tartanak a legújabb szabályozásokkal. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy pontatlan bérszámfejtést végeznek, vagy nem adnak pontos információkat a munkavállalóknak a bérlapukról és az adólevonásokról. Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében tanácsos rendszeresen részt venni képzéseken és workshopokon, feliratkozni a vonatkozó hírlevelekre és kiadványokra, vagy külső szakértőkkel együttműködni, hogy lépést tartson a bérszámfejtési jogszabályokkal.
A jogszabályok csak bonyodalmakhoz vezetnek – vagy mégsem?
Teljes nyugalomra vágyik? Lehet, hogy a legprofibb megközelítés az, ha a kiszervezés mellett dönt, és a bérszámfejtési partnerére bízza, hogy lépést tartson a jogszabályokkal. Ez nem felesleges luxus azokban az országokban, ahol összetett és dinamikus munka- és bérszámfejtési jogszabályok vannak érvényben – például Németországban, Ausztriában, Svájcban, Belgiumban és Franciaországban.
